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GRUPOS EN LA EMPRESA

Se contempla en la empresa dos clases de grupos de personas:

Grupos formales.

Se constituyen para atender las necesidades de la empresa, tienen tareas bien definidas y en él se integran los trabajadores para lograr un propósito determinado. También se les denomina equipos de trabajo.

Grupos informales.

Se crean espontáneamente para satisfacer las necesidades de sus miembros.

Los motivos para la formación de grupos en las empresas suelen ser deliberados cuando algún miembro de la empresa, habitualmente la dirección considera que reuniendo a un determinado grupo de individuos se puede conseguir más fácilmente un objetivo. Pueden ser espontáneos cuando se asocian entre sí distintos miembros de la organización para satisfacer necesidades no previstas.

La evolución de cualquier grupo pasa por las siguientes fases:

         Etapa 1 -Inclusión: Necesidad de reducir incertidumbres por el desconocimiento inicial del nuevo entorno. Cada miembro se incorpora con unas expectativas ( características-prudencia ).

Etapa  2  - Estructura: Se comparan los resultados reales que se están  obteniendo con las expectativas. Se dan fenómenos de aislamiento y descontento en algunos componentes del grupo.

Etapa 3 -Desarrollo: Van desapareciendo los sentimientos de insatisfacción y van aumentando los de integración. Aparecen resultados satisfactorios y se incrementan los sentimientos de cohesión.

Etapa 4 -Producción y terminación: El equipo funciona de forma autónoma y productiva. Cuando la tarea llega a su fin y se han conseguido los objetivos el grupo se disuelve. (diluye).

 

         VENTAJAS E INCONVENIENTES DE LOS EQUIPOS DE TRABAJO

Destacan los siguientes grupos:

-  Homogéneos: Formados por personas con iguales características. La integración en este grupo es más fácil y rápida ( Mejor integración y menos sólido) que en el grupo heterogéneo. Sus miembros no se necesitan unos a otrosèVentaja.

-  Heterogéneo: Formados por personas que tienen diferentes características. La integración de sus miembros es más dificultosa y lenta debido a la variedad de sus miembros, siendo este grupo por integración más sólido ya que los miembros se ncesitatrán mutuamente unos de otros

Las ventajas de los equipos de trabajo ( trabajo en grupo )son:

- El equipo actúa como una importante fuente de motivación interpersonal.

- Se aportan ideas creativas.

- El equipo ofrece una visión más heterogénea y amplia en el proceso de toma          de soluciones.

- Los miembros del grupo al participar en el proceso de elaboración de las       soluciones, aceptan y apoyan las soluciones.

Los inconvenientes son:

- El trabajo en equipo requiere más tiempo que el individual.

- Puede reducir el esfuerzo individual.

 

PARTICIPACIÓN EN EL EQUIPO DE TRABAJO

Roles de los participantes según Pierre Simón:

Cada equipo cuenta con un número de miembros más o menos comprometidos en un proceso de relación social. Cada una de estas personas desempeña un determinado ROL. El papel desempeñado por cada miembro del equipo esta en relación con lo que los demás esperan de él. Se denominan Roles positivos a aquellos cuya influencia sobre el equipo de trabajo es veneficiosa y viceversa. El Rol que cada participante desempeña es necesario para el funcionamiento del grupo.

 

Participación en los grupos: Roles grupales.

Roles positivos.

Líder - Conductor: Fuerte personalidad, capacidad expresiva, influyente.

Coordinador - Guía: Orientador, facilita las relaciones interpersonales.

Investigador - Expositor: Recoge los datos sobre la tarea que hay que realizar.

Experto - Informador: Sus conocimientos sobre la tarea a realizar son superiores a la del resto del grupo.

Animador - Armonizador: Amistoso y benévolo, ofrece satisfacciones personales.

Portavoz - Secretario: Recoge y expone los puntos de vista que se expresan en el grupo.

Asistente - Observador: Supervisa la evolución del ambiente y del clima dentro del equipo.

Jefe formal - Autoridad institucional: Tiene poder oficial en el grupo.

 

Roles grupales negativos.

Dominador - Agresivo: Ataca al equipo e influye a través de la manipulación.

Resistente - Censor: Se opone sistemáticamente a todas las iniciativas por temor a perder su status.

Manipulador: Orienta al equipo hacia sus propios intereses.

Sumiso - Temeroso: Es el que se somete al grupo por miedo o vergüenza.

Acusador - No comprometido: No participa en las actitudes del equipo pero acusa a los demás de los fracasos y errores.

Retraído: Se comporta de modo indiferente y pasivo. Cuando participa y se desvía del tema.

Sentimental: Busca la atención del grupo exponiendo sus problemas y sentimientos para conseguir el apoyo y el afecto de los demás.

Gracioso - Bufón: Interrumpe continuamente el trabajo del grupo con bromas o imitaciones, desviándolo de sus objetivos.

Fanfarrón - Mentirosa: Busca protagonismo a través de historias, anécdotas o datos exagerados o falso.

REUNIONES DE TRABAJO

Concepto de reuniones de trabajo

Es una técnica que permite que las personas con objetivos comunes intercambien información y lleguen a compromisos colectivos para conseguir las metas fijadas. ( a veces puede sustituirse por un dosier, una carta o algún documento escrito ).

Fases de una reunión laboral

-  Preparación.

-  Desarrollo.

Preparación: Consta de seis fases:

1ª -  Elección del tema y definición del objetivo de la reunión.

2ª - Preparación de la información y documentos que habrán de entregarse a los asistentes de la reunión.

3ª - Determinación de los asistentes. ( más de 5 y menos de 20 personas ).

4ª- Recursos materiales, consiste en la elección de un local o lugar de reunión,  material de exposición, diapositivas, fotos ordenador, etc.

5ª - Convocatoria de la reunión fecha, hora, duración y lugar. Elaborar el orden del día.

6ª - Determinar el tiempo, la duración aconsejada es de 1 a 2 horas. No deben ser convocadas al final de la jornada.

El desarrollo de una reunión depende de los objetivos que se persigan, del tipo de reunión y del tipo de personas que dirija la reunión o moderador.

 

TIPOS DE REUNIONES EN LA EMPRESA

Hay tres tipos de reuniones:

Descendente.

Cuando el director de la reunión se limita a informar y los asistentes a pedir aclaraciones.

Ascendente.

Cuando se recavan las opiniones de los asistentes.

Debate.

Cuando la información circula de forma horizontal entre los asistentes.

Reunión de información descendente.

El moderador de estas reuniones, que suele ser el jefe de los reunidos, pretende transmitir información a los asistentes como ordenes normativas, cambio en los procedimientos, etc...  A los participantes no se les pide que sean activos. Su papel se limita a escuchar e intervenir únicamente para solicitar aclaraciones. El número de participantes suele ser de 10 a 12 personas. La reunión se desarrolla en dos etapas; una primera en la que se transmite la información y otra en la que se confirma que la transmisión se ha producido.

En la etapa de la transmisión de la información, el moderador comienza justificando la reunión y aclarando las razones de elegir esta técnica en lugar de por ejemplo enviar una comunicación escrita. A continuación se expone el objetivo. En la etapa de la confirmación se confirma que se ha entendido la información transmitida y se aclaran las dudas mediante turnos de preguntas y ruegos.

 

Reuniones de información ascendente.

En este tipo de reuniones el moderador recaba información de los asistentes como por ejemplo opiniones, datos, impresiones. Su función es similar a la que ejerce un entrevistador, por ello es imprescindible que tenga habilidad para preguntar y que sea aceptado por el grupo.

Se requiere una preparación cuidadosa con un guión que estimule la participación de los asistentes. Se presupone la resistencia de los asistentes a dar la información en público por lo que conviene valorar si el tema pudiera ser tratado mediante entrevistas personales. El número de participantes debe ser pequeños y de status homogéneo, evitando que haya jefes y subordinados juntos aunque sean de distintos departamentos.

 

            El debate.

Es una reunión de personas del mismo nivel jerárquico con el fin de sacar conclusiones acerca de un tema en concreto y común para todos. El objetivo de estas reuniones es analizar un tema y llegar a conclusiones aceptadas por todos en general. Una característica de este tipo de reunión es que todos los participantes tienen voz y voto.

En los debates deben cuidarse especialmente la disposición del local y el lugar en el que nos vamos a reunir. El número de asistentes se sitúa entre 5 y 10 miembros. Los asistentes a la reunión han de ser compatibles en cuanto a competencia profesional y personalidad. Las etapas en los que se desarrollen un debate son los siguientes:

Acogida.

En la que se produce una presentación de los participantes y el moderador justifica lo que se espera de ellos.

Presentación del tema.

Se señala un objetivo claro y se fija el proceso que se seguirá para tratar el tema.

Desarrollo del orden del día.

Se sigue el orden establecido respetando los tiempos y garantizando la participación de los asistentes.

Cierre.

Se resumen los acuerdos alcanzados y se garantiza que los miembros han comprendido las acciones que tienen que desarrollar.

 

TIPOLOGÍA DE LOS PARTICIPANTES DE UNA REUNIÓN

La persona que asista a cualquier reunión puede observar las diferencias en las actitudes y la participación de los distintos asistentes. Los teóricos del comportamiento han establecido distintas tipologías de los participantes.

Estos tipos no se presentan en estado puro si no que lo normal es que en una persona se den rasgos mixtos:

Tipología de Andrés Coqueret

Tímido.

No se atreve a participar por falta de seguridad en sí mismo o por miedo a los demás. El trato que conviene dar por parte del moderador a este tipo es invitarle a aportar sus ideas haciéndole preguntas lógicas y sencillas reforzando sus respuestas.

Distraído.

No sigue el desarrollo de la reunión y sus intervenciones suelen estar desligada del tema de discusión. El modo de actuar es controlando a través de la mirada y haciéndole preguntas directas.

Mudo voluntario.

Es el que se niega a participar porque se sobrevalora y desprecia el trabajo en grupo. El trato que el moderador debe darle es hacerle preguntas directas especialmente en cuestiones complejas. Deberá también matizar sus opiniones.

Liante.

Prolonga la reunión más de lo necesario y vuelve a temas que ya estaban cerrados, desvía la conversación y se pierde en detalles sin importancia. El moderador deberá interrumpirle aducadamente y confrontar su opinión con la del grupo.

Discutidor.

Opone un pero a todos los proposiciones y crea tensiones. El moderador deberá replantear la discusión aportando opiniones de la mayoría.

         Obstinado.

Quiere tener siempre la razón y pretende imponer su criterio. El moderador deberá formular con claridad su opinión y plantearla al grupo, deberá desbloquear puntos muertos en la conversación y conseguir acuerdos parciales y progresivos.

Erudito y sábelo todo.

Es el que trata de impresionar con su erudición y habla de todos los temas y tiene todas las soluciones. El moderador tratará de reforzar las intervenciones de otros miembros contrarias a las suyas. Deberá también formularle problemas y preguntas difíciles y relativizar su punto de vista.

 

FASES DE LA NEGOCIACIÓN COLECTIVA

En la negociación distinguiremos las siguientes fases:

Planificación o preparación.

Antes de entrar en negociaciones deben haberse planificado cuidadosamente todos los aspectos de la misma: la definición de los objetivos, los temas, las actividades, estrategias de negociación, paquetes de reivindicaciones, etc,...

Podemos clasificar los objetivos dentro de tres grados:

-  Los objetivos que tienen que alcanzarse ( T ).

-  Los objetivos que se pretenden alcanzar ( P ).

-  Los objetivos que nos gustaría alcanzar ( G ).

Dentro de la planificación de objetivos deberemos preveer los que va a exigirnos la otra parte interlocutora.

Discusión.

En esta fase hay una gran desconfianza mutua. Hay discusión, porque los intereses de las partes son diferentes pero las discusiones son muy importantes ya que nos permiten conocer los que nos separa de nuestro opositor. Escucharle significa demostrarle interés  y respeto por las posiciones del contrario, por tanto conviene no interrumpirle con ataques sino que conviene dejarle hablar y hacerle preguntas de carácter constructivas que le animen a mostrar su postura y trataremos en todo momento de adivinar la firmeza o debilidad de su posición.

Nuestra respuesta a de ser también constructiva, primero nos opondremos a las posiciones de la otra parte total o parcialmente. Cada parte hará valer los máximos y mínimos de las reivindicaciones que están dispuestas a ofertar o aceptar.

Propuestas.

El objetivo de la negociación se incluirá en el orden del día. Siempre se ofrece algo a cambio de otra cosa y no conviene nunca ofertar una propuesta, sino que es mejor diversificarlas en alternativas. Las propuestas no deben negociarse frontalmente, sino que conviene entrar colateralmente. Se formará un conjunto de propuestas denominado paquete de negociación.

Intercambio y concesiones.

En esta fase las partes ceden posiciones a cambio de avances en otros aspectos.

Cierre de las negociaciones.

Una vez que se logre un punto de encuentro verbalmente se puede redactar un preacuerdo que posteriormente tras su lectura en el caso de que se haya plasmado documentalmente se pasará a la firma del acuerdo definitivo.

 

ESTRATEGIA DE NEGOCIACIÓN EN LA EMPRESA

existen cuatro estrategias posibles que pueden utilizar loas negociaciones en función por el interés por los propios resultados y por los resultados del otro:

 

1 -  Estrategia resolutiva.

Alto interés de las dos partes. Es una estrategia conciliadora y cooperativista. Implica un esfuerzo por encontrar una alternativa mutuamente aceptable y que concilie a ambas partes y cuyo resultado sea beneficioso para todos. Las tácticas para llevar a cabo esta estrategia son:

Recompensar las concesiones del oponente, hacer concesiones en aspectos no prioritarios para uno mismo, etc., es fácil adoptar este enfoque cuando hay interés relativamente comunes y complementarios.

 

2 -  Estrategia de rivalidad.

Bajo interés nuestro - Bajo interés otra parte. Se procura disuadir a la otra parte para que acepte una alternativa que favorezca los intereses propios. Cada una de las partes trata de imponerse a la otra. Las tácticas para desarrollar estas estrategias son:

Mantenerse en las proposiciones propias, amenazar a la otra parte en no hacer concesiones y persuadirle de que ceder va en su propio beneficio. Cuando ambas partes optan por esta estrategia los resultados son pocos gratificantes. Sólo si una de las partes utiliza esta estrategia puede conseguirse un gran beneficio aunque habitualmente esta rivalidad genera la misma reacción en la otra parte.